Vlaamse administratie: nieuwsbrief nr 44 (april 2021)

Globaal rapport interbestuurlijke audit  'Leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten'

Langdurige leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten tasten de onmiddellijke omgeving aan en dragen bij tot het elders aansnijden van nog onbebouwde ruimte. Om dit tegen te gaan voerde de Vlaamse overheid een aantal acties in. Lokale besturen zijn in dit kader samen met het Departement Omgeving verantwoordelijk voor de detectie/inventarisatie van leegstaande en verwaarloosde bedrijfsruimten. De Vlaamse Belastingdienst staat in voor het innen van een heffing en de doorstorting van de ontvangsten naar o.a. het lokaal bestuur.

Audit Vlaanderen voerde een audit uit bij het Departement Omgeving, de Vlaamse Belastingdienst en 14 lokale besturen. Hierdoor kwam het volledige interbestuurlijke proces, van de detectie van leegstaande en/of verwaarloosde bedrijfsruimten tot en met de ontvangst van de middelen naar aanleiding van de heffing, in scope. Iedere geauditeerde organisatie ontving een rapport m.b.t. de eigen werking.

De conclusies rond de interbestuurlijke relaties tussen de betrokken bestuursniveaus werden verwerkt in een globaal rapport. Om deze conclusies verder te onderbouwen voerde Audit Vlaanderen een online bevraging uit bij 61 lokale besturen m.b.t deze thematiek.

Het Departement Omgeving heeft in overleg met de Vlaamse Belastingdienst en VVSG een gezamenlijke reactie op het globaal interbestuurlijk rapport geformuleerd, waarin de grote lijnen van een verbetertraject voor de komende jaren worden geschetst.

terug naar begin

Planning van de auditopdrachten bij de Vlaamse administratie in 2021

Op 11 februari 2021 keurde het gemeenschappelijk auditcomité de planning van 2021 goed. De belangrijkste krijtlijnen zijn:

De verdere uitrol van de thema-audit IT-beveiliging

Deze thema-audit focust zich op verschillende IT- beveiligingsrisico’s en gaat onder meer na of de integriteit en de beschikbaarheid van data gegarandeerd blijft bij cyberaanvallen. Audit Vlaanderen heeft daarbij zowel aandacht voor de IT-beveiliging bij verschillende types van entiteiten als voor de IT-beveiliging op het niveau van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening en de VA in haar geheel. Audit Vlaanderen selecteerde telkens één kernproces waarvoor, naast een documentanalyse, ook technische hackingtesten plaatsvinden. De overkoepelende conclusie en eventuele aanbevelingen kunt u dit najaar lezen in het globaal rapport.

Een ISAE 3402- attestatie voor het AgO en het DFB

In 2020 ondersteunde Audit Vlaanderen in een voorbereidend traject het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) en het Departement Financiën en Begroting met het oog op het behalen van het ISAE 3402-attest. Een dergelijk attest geeft voor de geauditeerde processen weer of de risico’s al dan niet voldoende afgedekt zijn door de gepaste sleutelcontroles. Het streven naar zo’n attest draagt bij tot de verdere professionalisering van de gemeenschappelijke dienstencentra en versterkt de kwaliteit en de transparantie van de dienstverlening en het risicomanagement. Tot slot draagt het attest bij tot een afname van de controlewerkzaamheden van de revisoren bij de gemeenschappelijke dienstencentra.

De attestatie Type I (met focus op de opzet van sleutelcontroles voor een selectie van kernprocessen) is bijna afgerond en het rapport zal binnenkort worden opgeleverd. In de zomer wordt het traject vervolledigd met een attestatie Type II waarbij de focus ligt op de effectiviteit van de sleutelcontroles.

Andere opdrachten

Audit Vlaanderen zal veertien procesaudits en zes opdrachten rond de evaluatie van de maturiteit van het risicomanagement uitvoeren.

Naar jaarlijks gewoonte zal Audit Vlaanderen in het najaar ook weer inzetten op de beleidsgerichte rapporten. Hierin geven we een stand van zaken van de uitgevoerde auditwerkzaamheden, de opvolging van de aanbevelingen en de actualisatie van het risicomanagement.

Audit Vlaanderen lichtte de planning in maart en april 2021 toe op de jaarlijkse rondgang van de managementcomités van de verschillende beleidsdomeinen. Bekijk het overzicht van de goedgekeurde audits voor 2021.

terug naar begin

Audit Vlaanderen werkt aan een gloednieuwe website. Het is de bedoeling om deze tegen het einde van het jaar te lanceren. Hiervoor is een interne projectgroep opgericht die hier de komende maanden hard aan zal werken.

Uw mening is uiteraard heel belangrijk. Om de structuur van de website volledig af te stemmen op de verschillende noden en behoeftes, lanceren we een korte bevraging over onze huidige website.

Mogen we u vragen om deze bevraging in te vullen? Dat kan tot 26 april 2021 en duurt slechts 5 minuten. De verwerking van uw antwoorden gebeurt volledig anoniem. Alvast bedankt!

Vul de korte bevraging in.

terug naar begin

Actieve openbaarheid van auditrapporten over lokale besturen

Het auditcomité van de lokale besturen gaf op 24 maart 2021 groen licht voor de actieve openbaarheid van reguliere auditrapporten over lokale besturen (met uitzondering van forensische auditrapporten). Dit betekent dat de auditrapporten vanaf 1 april 2021 stapsgewijs gepubliceerd zullen worden op de websites van Audit Vlaanderen en de lokale besturen.

Verschillende belanghebbenden werden geconsulteerd om de actieve openbaarheid van de auditrapporten uit te werken. Zo werd samen met vertegenwoordigers van lokale besturen een afsprakenkader opgemaakt met daarin een aantal algemene principes voor de actieve openbaarheid en de rollen en verantwoordelijkheden bij de publicatie.

De actieve openbaarheid geldt niet voor de auditrapporten van de Vlaamse overheid. Audit Vlaanderen heeft een apart traject opgestart om de voor- en nadelen van actieve openbaarheid van auditrapporten over de Vlaamse overheid grondig af te wegen. Ondertussen blijft zij de huidige wijze van publiceren hanteren.

terug naar begin

Auditeren tijdens de coronacrisis

Sinds de uitbraak van het COVID-19-virus vorig jaar is digitaal communiceren in een stroomversnelling gekomen. Door de beperkte mogelijkheid om te reizen en het werken ter plaatse paste Audit Vlaanderen zoals elke andere entiteit haar activiteiten aan en schakelde waar mogelijk over op het virtueel uitvoeren van audits. Vanuit het volledige auditteam van de Vlaamse Administratie willen we iedereen bedanken voor de flexibiliteit en de geslaagde digitale samenwerking!

terug naar begin

Stand van zaken over de beleidsgerichte rapporten van 2020

Begin januari ontvingen 44 entiteiten binnen het werkterrein van Audit Vlaanderen weer een beleidsgericht rapport met daarin een overzicht van de uitgevoerde auditwerkzaamheden van het afgelopen jaar, een geactualiseerde maturiteitsinschatting van het risicomanagement en de stand van zaken met betrekking tot de opvolging van aanbevelingen.

Actualisatie maturiteitsscore risicomanagement

De gemiddelde gewogen maturiteit van de 44 geauditeerde entiteiten stijgt voor risicoanalyse van 2.6 (2019) naar 2.7 en voor risicobeheer van 2.3 (2019) naar 2.5. Onderstaand overzicht geeft het aantal entiteiten weer dat zich binnen de verschillende maturiteitsniveaus voor risicoanalyse en risicobeheer bevinden (0-5).

Vlaamse administratie: overzicht met het aantal entiteiten dat zich binnen de verschillende maturiteitsniveaus voor risicoanalyse en risicobeheer bevindenDe belangrijkste aandachtspunten na de actualisatie in 2020 zijn:

  • Risicomanagementcultuur - bv. reflex tot actualisatie risicoprofiel i.k.v. nieuwe context door coronapandemie wordt nog te weinig gemaakt.
  • Te statisch risicomanagement - nood aan evolutie naar een meer dynamische aanpak.
  • Kennis en expertise van betrokkenen.
  • Actieplannen i.f.v. duidelijke risicostrategie en –appetijt.
Opvolging aanbevelingen

Jaarlijks volgt Audit Vlaanderen in het kader van de beleidsgerichte rapporten ook de realisatie van de geformuleerde aanbevelingen op.

Vanaf deze opvolgronde werden openstaande aanbevelingen die ouder zijn dan vijf jaar niet meer opgevolgd door Audit Vlaanderen (beslissing Audicomité Vlaamse Administratie 2019). Hierbij zijn uitzonderingen mogelijk als Audit Vlaanderen van mening was dat het risico, dat nog niet werd afgedekt, dermate groot is en bijgevolg verder moet worden opgevolgd.

Rapportering over de opvolging van aanbevelingen gebeurt aan de hand van vier indicatoren:

Indicatoren die gebruikt worden voor rapportering over de opvolging van aanbevelingen bij audits uitgevoerd bij de Vlaamse administratie

Een algemene stand van zaken eind 2020 met betrekking tot deze indicatoren binnen de Vlaamse Administratie vindt u hieronder:Vlaamse administratie: algemene stand van zaken eind 2020 met betrekking tot de indicatoren

Een vergelijking met vorige opvolgingsronde geeft volgende evolutie in indicatoren weer:

Vlaamse administratie: evolutie in de indicatoren bij een vergelijking met de vorige opvolgingsronde van de aanbevelingenterug naar begin

Eerste netwerk organisatieontwikkeling was een succes

Op 10 maart organiseerde het Agentschap Overheidspersoneel in samenwerking met Audit Vlaanderen een netwerk Organisatieontwikkeling met als centrale thema ‘Risicomanagement’.

Na een introductie door de leidend ambtenaren van de twee organiserende agentschappen, deelden Joris Relaes (Administrateur-generaal ILVO) en Steven Dessein (Administrateur-generaal Plantentuin Meise) hun ervaringen en tips over hoe zij het risicomanagement op maat van hun eigen agentschap hebben opgezet. Hun inzichten waren inspirerend en boden een realistische inkijk in welke hinderpalen men tegenkomt en welke elementen een houvast bieden.

Het netwerk vond digitaal plaats en werd opgenomen. Wie graag nog eens de presentaties wil bekijken, kan deze hier terugvinden.

Met 107 deelnemers was het eerste netwerk van 2021 een succes!

terug naar begin

Uitschrijven nieuwsbrief

Wilt u deze nieuwsbrief niet meer ontvangen? Schrijf u hier uit.

Audit Vlaanderen respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Lees in de privacyverklaring hoe Audit Vlaanderen persoonsgegevens verwerkt, verzamelt en gebruikt.

terug naar begin