Globaal rapport - thema-audit Financiële processen m.b.t. aankopen

Voorpagina globaal rapport thema-audit Financiële processen m.b.t. aankopen
Klik op de afbeelding om het globaal rapport te openen.
Globaal rapport

Vanaf eind 2020 tot begin 2021 voerde Audit Vlaanderen de thema-audit Financiële processen m.b.t. aankopen uit bij de 11 lokale besturen (gemeente, OCMW en indien aanwezig ook het AGB). Audit Vlaanderen geeft de belangrijkste bevindingen uit de audits die ook relevant zijn voor alle lokale besturen weer in een globaal rapport.  

In dit globaal rapport leest u onder andere: 

  • wat de belangrijkste conclusies en aandachtspunten zijn van deze thema-audit; 

  • welke de bevindingen per conclusie zijn; 

  • waarom het van belang is om te werken aan deze aandachtspunten en wat de oorzaak en voornaamste risico’s daarbij zijn;  

  • hoe met de aandachtspunten aan de slag kan worden gegaan. 

Aanpak

Audit Vlaanderen voert sedert 2014 audits uit bij de Vlaamse lokale besturen. Doorheen de jaren bleek in diverse audits dat er heel wat risico’s verbonden zijn aan financiële processen. Vanuit deze overweging werkte Audit Vlaanderen in samenwerking met Vlofin en VVSG een risicoanalyse m.b.t. financiële processen uit. Het auditcomité van de lokale besturen keurde deze risicoanalyse goed op 4 april 2019 als basis voor de planning van thema-audits over financiële processen. Bij het prioriteren van de meest risicovolle processen bleken onder andere de financiële (deel)processen m.b.t. ‘het aankoopproces’ hoog gerangschikt. 

Deze thema-audit focust op risicobeheersing voor de financiële processen (en bijhorende randvoorwaarden) die gerelateerd zijn aan het aankoopproces bij lokale besturen. Deze audit evalueert of de organisatie haar financiële processen adequaat inricht om: 

  • de aankopen steeds te kunnen kaderen binnen de kredieten die voorzien zijn;  

  • het tijdig en correct registreren van de aankopen te kunnen garanderen;  

  • de financiële afwikkeling van de aankopen tijdig en correct te kunnen uitvoeren;  

  • een goed beeld te kunnen verschaffen van haar werking (met monitoring-informatie van het aankoopproces, de stand van zaken van de inzet van de middelen, alsook de financiële, budgettaire en economische gezondheid van de organisatie);  

  • een goede organisatie en technische ondersteuning van de financiële processen te realiseren (met duidelijke rollen en autorisaties en gepaste ICT-toepassingen). 

Ook de aanpak van organisatiebeheersing bij de lokale besturen werd beoordeeld. 

Vaststellingen

De resultaten van deze auditreeks tonen aan dat lokale besturen de risico’s van afzonderlijke processtappen in meer of mindere mate beheersen (silo-denken) maar dat de coherentie van de gehele processen (samenhang) en het overzicht (helikopterperspectief) vaak nog onvoldoende aanwezig zijn.  

De mate waarin de drie onderstaande vragen samen tot een positief antwoord leiden, bleek vaak een belangrijke indicatie voor de gradatie waarin de risico’s bij het de financiële processen m.b.t. aankopen en de randvoorwaarden worden beheerst

  • Is er afdoende wisselwerking tussen alle betrokken diensten binnen de organisatie over de financiële processen m.b.t. aankopen? 

  • Stemt het afsprakenkader overeen met de dagdagelijkse werking in de praktijk van de organisatie?  

  • Bieden de ICT-toepassingen optimale ondersteuning bij de uitvoering (en de opvolging en de beheersing) van de financiële processen m.b.t. aankopen? 

Aan de slag

De thema-audit definieerde 3 goede praktijken die inspiratie kunnen bieden om aspecten onderzocht in deze audit in uw lokaal bestuur verder te optimaliseren. Deze goede praktijken zijn hier terug te vinden.